みなさんはサマリーを作成するとき、「書き方」や「作成に要する時間」について頭を悩ませた経験はありませんか？
看護師や理学療法士・作業療法士は、担当している患者さんが退院するたびに経過報告書としてサマリーを作成しますが、これを苦手・めんどうと感じる人は多いのではないでしょうか。また、担当患者さんの退院時期が重なったときは残業が避けられませんよね。
そこで今回は、みなさんの業務負担が少しでも軽減できるように、サマリーの作成時間を短縮するための知識と方法について解説していきたいと思います。
- サマリーを記載するときのポイント
- サマリー作成に時間がかかる要因と対応策
- サマリーの作成時間を短縮する方法
サマリーの書き方
サマリーは病院や施設によって書式が異なり、人によっても書き方が異なります。したがって、サマリーの書き方にこれが正解というものは存在しません。そのため、サマリーの書き方としての最適解はおさえるべきポイントを知ることにあります。
では、サマリーを書く際におさえておきたいポイントとはどのようなものか見ていきましょう。
- 患者さんの経過・現状が分かるように
- 見る人の立場にたって
- （職種を問わず）誰にでもわかりやすく
- 完結に書く
サマリーを書く際に大切なのは「誰に向けられて作成するものなのか」「相手に必要な情報を簡潔かつ的確に記載する」ということを念頭において書くことです。
以上のポイントを踏まえ、サマリーに記載する内容について見ていきましょう。
サマリーの記載内容
次に、サマリーに最低限これだけは記載しておきたい内容について解説していきます。
サマリーは情報量が多ければよいというわけではなく、少なすぎてもその役目を果たす事ができません。前項でも解説したとおり、サマリーはいかに必要な情報を簡潔にまとめるかが大切になります。
- 患者基本情報（氏名、性別、年齢、生年月日）
- 現病歴、既往歴
- 診断名（手術・合併症・廃用に至った原因疾患）
- 障害名
- リスク管理（中止基準含）
- リハビリの実施期間
- 算定区分
- 起算日
- 目標設定等支援・管理料算定日
- 意識レベル（JCS）
- コミュニケーション能力
- 機能評価（運動麻痺、筋力、関節可動域、感覚、疼痛、認知機能・高次脳機能）
- 基本動作能力
- ADLの状況（FIM）
- 食事状況（食形態・嚥下等）
- 入浴状況（入浴状態等）
- プログラム
- リハビリテーション特記（評価詳細、ニード、ホープ、治療方針、注意点、家族状況、入院前生活、個人史など）
- 記載日
- 担当者名
ここでは最低限必要な内容をあげましたが、それでもかなりの情報量になってしまいます。
これだけの内容を相手にわかりやすく簡潔にまとめるわけですから、サマリーの作成という業務自体、どうしても多くの時間が必要になってしまいます。
では、サマリーの作成にかかる時間を短縮するためにはどうしたらよいのでしょうか。
次にサマリーの作成に時間がかかる要因について見ていきましょう。
サマリー作成に時間がかかる要因
サマリー作成に時間がかかる要因としては、大きく分けて「人的要因」と「環境要因」の2つがあります。
みなさんはサマリーを作成するとき、どのくらいの時間がかかっていますか？私の職場では平均30分程度の時間を要していますが、経験やPC操作の慣れなどから作成する人により所用時間は大きくかわります。また、職場によってサマリーの雛形に問題があるなど、環境因子によっても所用時間がかわってきます。
では、考えられる要因を具体的に見ていきましょう。
- 何を書いたらいいのか分からない
- 記載する情報を想起、確認するのに時間がかかる
- 文章構成を考えるのに時間がかかる
- PC操作が苦手
- タイピングが遅い
- PCやMicrosoftなどのデバイスがない
- サマリーのテンプレート（雛形）の問題
- テンプレート（雛形）がない
- テンプレート（雛形）が使いづらい
人的要因は主に経験とPCスキルの問題、環境要因はデバイスの充実性とITスキルの問題が主といえます。
では、これらの問題点を解決し、サマリーの作成にかかる時間を短縮するにはどのようにしたらよいのでしょうか。
私がたどり着いた最適解は「エクセルでテンプレートを作り、日々使用している申し送りと連携させる」ことです。
それでは、実際に私が作成したサマリーのテンプレートと、申し送りとの連携とはどういったものか解説していきます。
サマリーのテンプレート
下図がエクセルで作成したサマリーのテンプレートです。
（画像をクリックすると拡大できます）
このテンプレートは、サマリーの作成に時間がかかる人的要因・環境要因への対策として、いくつかのエクセル機能を組み込んでいます。
- マウス操作で完結できるカ所を多くする
- PC操作、タイピングが苦手な職員のために項目をリスト化
- テンプレートの書式を自動設定
- 文字の中央揃え
- 文字の量に応じて枠内に表示できるよう自動的に調整
これらの設定は比較的簡単に行うことができ、PC操作が苦手な職員の業務効率化が図れるため、あらかじめテンプレートに設定しておくことをおすすめします。
それでは、サマリーの作成時間をさらに短縮するための「申し送りとサマリーの連携」について解説していきます。
サマリー作成の時短術（申し送りとサマリーの連携）
ここでいう「申し送り」とは、休日の代行リハビリを実施する際に使用する申し送りのことです。この申し送りは休日毎に使用するため、患者さんの最新の状態を反映したものになっています。
申し送りに記載されている内容はいわばサマリーの要約であり、エクセルを使えば申し送りの情報からサマリーに必要な情報を反映させることができます。
この設定を行うことで、新たな業務を追加することなく、サマリーを作成する段階で約7割の項目を入力済みの状態にすることが可能となります。
（画像をクリックすると拡大できます）
この連携により、サマリーの作成にかかる時間が大幅に削減され、残業の減少や労働環境の改善を図ることができます。
まとめ
今回は、「サマリーの書き方と作成にかかる時間を短縮する方法」について解説しました。理学療法士・作業療法士にとってサマリーの作成は必須業務であり、作成にかかる累積時間はかなりのものになります。
「1単位20分」の時間的制約がある中、経営基盤の安定のために単位取得を求められ時間に振り回される私達ですが、IT化がまだまだ進んでいない現場ではたくさんの改善策が隠れています。
初期投資には時間と労力がかかりますが、実行しなければ累積損失はどんどん大きくなるため、少しずつ業務効率化を実践していきましょう。
今回の記事が、あなたの業務効率化の一助になれば幸いです
Presented by うしむね
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