- 申し送りって何を書いたらいいの？
- 申し送りをもっと効率化したい！
そんな悩みをもった事はありませんか？
私が新人の頃は「申し送り」という意味すらわからず、休日前は居残りで申し送りを書き上げていたのを覚えています。
そこで今回は、「申し送りの内容と書き方」「申し送りを効率化する方法」を紹介していきたいと思います。
- 申し送りとは何か
- 記載すべき内容
- 書き方のポイント
- 申し送りを効率化する方法
申し送りって何？
申し送りとは、担当者から次の担当者へ患者さんの経過・現状を伝える事をいいます。申し送りに求められる情報は、看護師や理学療法士・作業療法士など職種や申し送りを行うシーンによって変わります。私たち理学療法士・作業療法士が申し送りを行うシーンとしては、主に以下のようなものがあります。
- 休日の代行リハビリ
- 異動など担当変更に伴う引き継ぎ
- 退院後のサービス利用に伴う事業所への情報提供
この中でも、とくに頻度の高い申し送りが「休日の代行リハビリ」になります。この申し送りは、代行リハビリを行うセラピストが患者さんの情報を正確に、より早く把握するために必要となるものです。つまり、申し送りは担当者が必要な情報を選別し、初見でも把握しやすい文章・レイアウトで作成しなくてはなりません。
それでは次項から、「休日の代行リハビリ」の申し送りに焦点をあてて、その内容と書き方について解説していきます。
申し送りの内容と書き方のポイント
申し送りを作成する時は、最低でも次の内容をおさえるようにしましょう。
- 日付
- 担当者
- 患者の基本情報
- 部屋番号
- ID
- 氏名
- 診断名（麻痺側、手術、手術日 等）
- リスク管理
- 現病歴
- 既往歴
- 病棟ADL
- 動作能力
- 抑制帯の使用有無
- 機能評価
- プログラム
上記の内容をみて「これって必要あるの？」と思う内容もあるかもしれませんが、リスク管理・業務効率化の観点からするとこれでも少ないというのが本音です。
ここで、SNS上で行われたアンケート結果とその回答の一例を紹介します。
以前SNS上で「申し送りを作成する際の文字数はどのくらいか？」というアンケートがありました。その結果は、多くの人がA4半分（約720文字）との回答でしたが、30文字という極端な回答もありました。その回答者は「必要な情報はリハビリ前に電子カルテで確認するためその程度でよい」との事でした。
これを見てみなさんはどのように思いますか？
特に問題はないと思う方もいるかもしれませんが、この作業が代行リハビリ毎に実施されているとすると、必要な情報を得るのにかなりの時間を要します。さらに「重要な情報の見落とし」などのリスクを生じる可能性もあります。
患者さんの情報を一番知っているのは担当者であり、その担当者が必要な情報を集約したものが申し送りです。これをベースに情報収集した方が効率的なのは明らかであり、その上で電子カルテを確認することが適切といえます。つまり、申し送りが「30文字」というのは、もはやそれは申し送りとは言えないという事です。
次に、申し送りの内容を踏まえた上で、記載する際におさえておきたいポイントを確認していきましょう。
- 必要な情報をピックアップ
- 伝わりやすい文章（長文にしない）
- 記載する情報を散在させない
- 見やすいレイアウトにする
SNSの事例からもわかるとおり、申し送りを記載する上で最も大切なことは「初見でも相手が短時間で必要な情報を理解できる」ことです。
申し送りを効率化する方法
申し送りを効率化する方法は、前項で紹介した内容と書き方のポイントを網羅した「テンプレートを作成」することです。
初期投資としての時間と手間はかかりますが、長期的にみればそのメリットはかなり大きいと言えます。
- 作成に必要な時間の短縮
- 情報の漏れを防止
- 申し送り作成における”経験の差”、”個人差”を縮小
- 記載する情報の場所を統一することで、情報を認知する速度が向上
それでは、実際に私がエクセルで作成した「申し送りのテンプレート」の一例を紹介したいと思います。
（画像をクリックすると拡大できます）
サイズは「A4半分」となっており、患者情報や診断名は電子カルテから参照し自動で反映されます。また、介助量や歩行補助具、抑制帯、ブルンストロームステージなどはリストから選択できるようにしています。
さらに、この申し送りの下にはPT・OTがそれぞれのプログラムを記載する欄を設けており、リストから「PT/OT」を選択することで申し送りに記載されるプログラムを変更することができます。
（画像をクリックすると拡大できます）
この機能により、PT・OTで申し送りの共同作成・更新が可能となり、作成にかかる時間と負担を軽減することができます。また、お互いのプログラムを即座に確認することができるため、情報共有の向上にも役立ちます。
- 「データの参照」による患者情報の自動入力
- 「データの入力規則」によるプルダウンリスト
- 「IF関数」によるプログラムのスイッチング
まとめ
今回は「申し送りの内容と書き方」「申し送りを効率化する方法」について紹介しました。申し送りの意義を理解し、テンプレートを作成することでより効率的な業務遂行が可能になります。
理学療法士・作業療法士として働く以上、申し送りは避けて通れません。相手に適切な情報を的確に伝えるため、申し送りは「初見でも相手が短時間で必要な情報を理解できる」ように意識して作成していきましょう！
今回の記事が、あなたの業務効率化の一助になれば幸いです。
Presented by うしむね
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