この記事は「MOS Excel Associate／Expert」の資格を保有し、実務でも Excel で業務効率化ツールの開発・運用を行っているサイト管理人が執筆しています。
今回は、データの取得や分析に特化した「データ」タブ内の機能について解説していきます。
特に、Excel で使用頻度・重要度ともに高い「データ ツール」のリボンにある「データの入力規則」はドロップダウンリスト（プルダウンリスト）を作成するために必要な機能です。
また、MOSの受験を検討している方は出題範囲に含まれる機能もあるため、ぜひチェックしてみてください！
機能の概要を理解しておくと、今後の学習効率を上げることができますので是非ご一読下さい。
MOS取得を目指す方には、私自身も使用した「本番形式で学べる問題集付き参考書」が特におすすめです。
試験の出題傾向に沿って効率よく学習できるので、初めての受験でも安心です。
データタブの機能
データタブでは、データの取得、フィルタリング、並べ替え、分析などを行い、データの操作や分析を効率的に行うことができます。
データの取得と変換
データの取得と変換は、他の Excel データや外部データ（インターネット上のデータなど）を取得できます。
また、取得したデータを変換・フィルタリングすることができます。
外部データソース（インターネット、CSVファイル、テキストファイル、他の Excel ファイルなど）からデータを取得（インポートという）します。
以下は、取得するデータの種類があらかじめわかっている際に使用すrショートカット機能です。
テキストファイル、またはCSVファイルからデータを取得します。
Web（インターネット）上からデータを取得します。
Excel 上に作成された表（テーブル、範囲）指定し、データを取得します。
最近使用したデータファイルの一覧から選択し、データを取得します。
既に取得したデータを管理し、再利用する事ができます。
同じデータを複数回利用する場合に便利な機能です。
クエリと接続
クエリと接続は、クエリ（データベースに対する命令文）の作成、編集、接続の管理などができます。
取得したデータに対してクエリを実行し、必要なデータの抽出や変換、フィルタリングなどを行います。
データソースへの接続を管理します。
接続の詳細情報を確認し、必要に応じて編集や削除が行えます。
データ接続を更新し、最新のデータを取得します。
外部データソースの内容が変更された場合に、データの同期を行います。
【例】Web（インターネット）からデータを取得し、そのデータをフィルタリングしたい。
- クエリの作成：「データ」タブをクリックし、「クエリ」ボタンをクリックして新しいクエリを作成します。
- データの取得：データソース（例：Web）を選択し、データを取得します。
- データの変換：Power Queryエディタ（「データの取得と変換」のリボンの「データの取得」から選択。 Excel のバージョンによっては使用不可。）でデータをフィルタリングし、必要な情報だけを抽出します。
- データのロード：変換が完了したら「閉じて読み込む」ボタンをクリックし、データを Excel のワークシートにロードします。
並べ替えとフィルター
並べ替えとフィルターは、大量のデータを整理し特定の条件に基づいてデータを絞り込むことで、データの整理やフィルタリングを効率的に行うことができます。
選択したデータ範囲を「昇順」または「降順」に並べ替えます。数値、テキスト、日付など、任意のデータタイプに適用できます。
【昇順】と【降順】の意味が混同することはありませんか？
そんなときは階段をイメージしてみましょう。
- 【昇順】：小さい方から大きい方へ（１階から10階まで階段を昇るイメージ）
- 【降順】：大きい方から小さい方へ（10階から1階まで階段を降イメージ）
複数の条件を指定してデータを並べ替えることができます。
（例えば、最初に日付で昇順に並べ替え、その後に売上額で降順に並べ替える）
特定の条件に一致するデータを表示し、それ以外のデータを非表示にします。
データの量が多くなるにつれて重宝する機能です。
適用されている並べ替えやフィルターを解除します。
より複雑な条件でデータをフィルタリングします。
（例えば、複数の基準を使用してデータをフィルタリングする場合に役立ちます。）
データ ツール
データツールは、データの重複削除やテキストの分割、データの検証などを行うことができます。
セル内にあるテキストを特定の区切り文字や固定幅で分割し、複数の列に分割することができます。
（例えば、カンマ区切りのテキストを別のセルに分けたり、スペースを使って「名前」と「苗字」を別々の列に分割する。）
Excel がパターンを認識し、残りのデータを自動的に入力します。
（例えば、「名前」と「苗字」を別の列に分割したい場合など）
指定した範囲内の重複データを削除します。
これにより、データの重複を防ぎ、ユニーク（：唯一）なデータのみを残すことができます。
セルに入力できるデータの種類や範囲を制限することができます。
この機能を用いてExcel で使用頻度・重要度ともに高い”ドロップダウンリスト（プルダウンリスト）”を作成し、入力ミスを防止することができます。
複数の異なる範囲のデータ（複数のワークシートやブック）を一つのワークシートにまとめて集計することができます。
異なるワークシートやファイルにあるデータを関連づけ、ピボットテーブルなどで複雑なデータ分析を行うことができます。
予測
予測は、過去のデータに基づいて将来のトレンドや値の予測を行うことができます。
異なるシナリオに基づいてデータをシミュレーションし、様々な条件下での結果を予測することができます。
What-If分析には、「シナリオマネージャー」「ゴールシーク」「データテーブル」の3つの主要な項目があります。
過去のデータに基づき、未来の値を予測した結果をグラフとデータでワークシートに作成します。
過去1年間の月ごとの売上データに基づいて、次の6ヶ月間の売上を予測する場合。
- データ範囲の選択
- 過去1年間の売上データを含む範囲を選択します。
- 予測シートボタンをクリック
- 「データ」タブをクリックし、「予測シート」ボタンをクリックします。
- 予測シート作成ウィザードの設定
- 予測期間（次の6ヶ月間）を設定し、グラフの種類を選択します。
- 予測シートの作成
- 「作成」ボタンをクリックすると、予測シートが生成され、次の6ヶ月間の売上予測が表示されます。
アウトライン
アウトラインは、データのグループ化や要約を行い、大量のデータを整理することができます。
これにより、データを階層的に表示し「詳細データ」と「概要データ」を簡単に切り替えることができます。
選択した行または列をグループ化（：1つの集まりにする）し、データを折りたたんで非表示にしたり、表示したりできます。
既存のグループ化を解除し、データを元の状態に戻します。
データのグループごとに集計を行い、部分的な合計や平均などを計算することができます。
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