この記事は「MOS Excel Associate／Expert」の資格を保有し、実務でもExcelで業務効率化ツールの開発・運用を行っているサイト管理人が執筆しています。
私たちが生活する上でかかせないカレンダーですが、毎年新しいものにするのが手間だったり、必要な月だけ使いたいなど、さまざまなニーズがありますよね。
私も日々の業務で、患者さんのベッドサイドに掲示したり、業務効率化ツールの作成に使用したりと、印刷物としてもデータとしてもカレンダーを使用する事が多くあります。
そういった経緯もあり、エクセルで「万年カレンダー」を作成したところ、さまざまな場面で使用できる汎用性と応用力の高さを実感しました。
そこで今回は、エクセルで作成できる”万年カレンダー”の汎用性と応用力を紹介していきます。
万年カレンダーの機能
万年カレンダーとは、年・月（写真の緑色の部分）を変更する事で日付と土日（設定次第で祝日）の文字・背景色が自動で変更される、Excelで作成したカレンダーです。
Excelで作成する万年カレンダーは、一般的なタイプはもちろん「横型」「縦型」「数ヶ月分」など、用途に合わせて作成することができます。
Excelで万年カレンダーを１つ作成しておくことで、いつでも使用することができ、「勤務表」や「当番表」への応用も可能であるため非常に便利です。
万年カレンダーの「汎用性」と「使用例」
万年カレンダーは、”日付と関連性のある業務”であれば、多くの場面で活用する事ができます。ここでは、実際に私が業務や副業で使用してきた”万年カレンダーの使用例”の一部を紹介します。
- ベッドサイドへ掲示
- 手帳
- 日記帳
- 服薬チェック表
- 排泄チェック表
- カンファレンス予定表
- 入退院患者一覧表
- 業務効率化ツールへの利用
- 救急カートの物品、薬品の期限管理（自動） など
万年カレンダーは、単なるカレンダーとしての活用だけでなく、業務の自動化や使用期限の管理など、無限の可能性を秘めています。
万年カレンダーの応用例（応用力）
万年カレンダーは、日付と関連性のある場面・業務に対して大きな力を発揮します。
ここでは、私が万年カレンダーを活用して作成した”業務効率化ツール”の一部をご紹介します。
勤務表
上の画像は、横型の万年カレンダーを利用して作成した勤務表になります。勤務形態を入力・選択することで、勤務形態ごとの人数を自動で計算するように設定しています。
また、さらに応用した勤務表として、「職員の勤務希望入力 → 希望の背景色を自動で変更 → そのまま勤務表作成」が可能となる勤務表まで作成しています。
業務効率化・管理ツール
上の画像は、回復期リハビリテーション病棟における業務効率化・マネジメントを目的として作成したツールです。
トップページに2ヶ月分の万年カレンダーを使用し、日付をクリックすることで、その日のシフトや各職員の業務を確認することができます。
職員の急な休みへの対応や、1ヶ月先の予定まで管理できるため、余裕を持って業務量の調整やマネジメントを行う事ができます。（詳しくは下のリンクから）
まとめ
Excelで作成した万年カレンダーは、カレンダーとしての利用にとどまらず、その汎用性は無限の可能性を秘めています。
医療・介護現場は、マンパワー不足と言われ続けており、常に時間に追われて仕事をしています。そのような労働環境の中、書類業務や雑務も多く、時間はいくらあっても足りません。
患者さんや利用者さんへサービスの質を担保しつつ、時間をつくるためには業務改善・効率化は早急に取り組むべき問題です。
今回の記事が、あなたの職場で可能な業務改善・効率化発見の一助になれば幸いです。
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