【エクセルで勤務表を作成!】出勤人数やシフトを自動でカウントする方法

設定方法

エクセルで勤務表を作成しても、出勤人数とシフトの計算で電卓を使用していてはエクセルで作成した意味がありません!

”計算”はエクセルの得意分野であり、「数字」はもちろん「文字データ」にも対応することができます。出勤人数とシフトの計算を自動化することで、計算ミスの防止や勤務表作成の効率化に貢献してくれます。

今回は、勤務表を用いて「出勤人数とシフトを自動でカウントする設定方法」を解説していきます。

出勤人数を自動で計算する設定方法

下図を参考に、「出勤人数の計算結果」を表示する表を作成します。

「出勤人数の計算結果」を表示する表
「出勤人数の計算結果」を表示する表

C12セルへ「=COUNTA($B$4:$B$10)-COUNTIF(C4:C10,”休”)」と入力します。

関数式「=COUNTA($B$4:$B$10)-COUNTIF(C4:C10,"休")」
関数式「=COUNTA($B$4:$B$10)-COUNTIF(C4:C10,”休”)」

=COUNTA($B$4:$B$10)-COUNTIF(C4:C10,”休”)

  • COUNTA($B$4:$B$10):メンバーの合計人数(空白を除いた数を数えています。)
  • COUNTIF(C4:C10,”休”):休日のメンバー数(文字列である”休”の数を数えています。)

COUNTIF関数は()内に、(範囲,検索条件)を入力することで、さまざまな数を数える事ができます。検索条件を「文字列」とするときは必ず「”(ダブルクォーテーション)」で文字列を囲むという決まりがあります。

C12セルをコピーしAG12セルまで貼り付けます。

出勤人数を自動計算
出勤人数を自動計算(画像をクリックして拡大できます)

これで、出勤人数が自動で計算されるようになります。

メンバー別シフト形態数を自動で計算する設定方法

下図を参考に、「メンバー別シフト形態の計算結果」を表示する表を作成します。

「メンバー別シフト形態の計算結果」を表示する表
「メンバー別シフト形態の計算結果」を表示する表

それぞれのセルへ以下の関数式を入力します。

  • AI4セルへ「=IF($B4=””,””,DAY(EOMONTH($C$2,$E$1))-$AJ4)
  • AJ4セルへ「=IF($B4=””,””,COUNTIF($C4:$AG4,”休”))
  • AK4セルへ「=IF($B4=””,””,COUNTIF($C4:$AG4,”準夜”))
関数式入力後
関数式入力後
関数式の解説

AI4セル(出勤)「=IF($B4=””,””,DAY(EOMONTH($C$2,$E$1))-$AJ4)

  • 「IF($B4=””,””,」:もしB4セルが”空白”だったら”空白”を表示、そうでなければ
  • 「DAY(EOMONTH($C$2,$E$1))-$AJ4)」:5月の総日数から休日の数を引いて表示

AJ4セルへ「=IF($B4=””,””,COUNTIF($C4:$AG4,”休”))

  • 「=IF($B4=””,””,」:もしB4セルが”空白”だったら”空白”を表示、そうでなければ
  • 「COUNTIF($C4:$AG4,”休”))」:休みの数を数えて表示

AI4セルからAK4セルの関数式をコピーして、AK10セルまで貼り付けます。

完成図
完成図(画像をクリックして拡大できます)

これで、その月のメンバー別シフト形態数が自動で計算されます。

今回の記事が、あなたのエクセルスキル向上に貢献できれば幸いです。

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