【勤務表作成を効率化！】シフト希望の調整にかかる負担を軽減する方法

勤務表を作成する管理職は、それだけに時間をかけるわけにはいきませんし、スタッフ数が多くなるほどシフトの調整は大変になります。しかし、シフトの希望を考慮した勤務表作成は働きやすい職場の土台であり、仕事へのモチベーションの糧となるため、できるだけ実現したいと考える管理職は多いはずです。

私の所属する回復期病棟も、スタッフ数が多く土日祝日も稼働しているため、休日の希望と出勤メンバーのバランスを考えるのが非常に大変でしたが、ある方法で勤務表を作成することにより勤務表作成にかかる時間を大幅に削減することができました。

そこで今回は、勤務表作成におけるシフト調整の負担を軽減するための方法について紹介していきたいと思います。

従来の勤務表作成過程と問題

シフト調整を効率化するエクセルツールを使用する前はさまざまな問題点があり、勤務表完成までに多くの時間を要していました。

まずは、従来の勤務表作成過程と問題点を紹介しますので、みなさんの職場でも同じような状態になっていないか確認してみてください。

エクセルで勤務表を作成したまではよかったのですが、この勤務表では作成する人の心身が疲弊してしまいます。また、シフトの希望を手書きで記入した勤務表を見比べながら、エクセルの勤務表へ転記するため誤りが生じやすい状態でした。

では、これらの問題点をどのように解決したのか、その解決策である「エクセルで新たに作成した勤務表」について紹介していきます。

勤務表の概要

はじめに、エクセルで新たに作成した勤務表の概要を紹介していきます。

この勤務表には各スタッフの「公休」「年休」「出勤」希望を入力する欄があり、以前のようにシフトの希望を手書きした紙面を確認しながら作成する必要はありません。

また、この勤務表は「回復期病棟」で使用しているため、土日祝日の休日が特定のスタッフに偏らないように「曜日別休日数の集計欄」を設定しています。土日祝日の休日の偏りは、スタッフ間の不満と協力体制の崩壊につながる大きな問題となるため、回復期病棟の勤務表作成においては必須項目になります。

勤務表の機能

それでは、この勤務表に設定した機能を具体的に見ていきましょう。

万年カレンダー機能

「年」「月」を入力することで、「日付・曜日」と「文字色・背景色」を自動的に変更する機能です。これにより、カレンダー部分の修正が月数の入力のみで完結します。

各項目の自動計算（歴日数／出勤人数／シフト形態）

各項目の計算を自動で行います。

シフト希望日の自動色別（公休／年休／出勤）

各シフト希望を勤務表へ自動で色別する機能です。色別される色は公休・年休・出勤ごとに異なり、どのシフト希望なのかを瞬時に判断することができます。

シフトをリスト化

勤務表のシフト入力はプルダウンリストによる選択式となっています。

勤務希望を参照して自動的に入力することも可能ですが、出勤メンバーに管理職がいないなど総合的なバランスを考慮する必要があるため、プルダウンリストからの選択式を採用しています。

勤務表を使用した結果

それでは実際にこの勤務表を使用することで、従来の勤務表作成における問題点がどのように解決されたのか確認していきましょう。

まとめ

今回は、勤務表の作成を効率化する方法として「シフト希望を連携させたエクセルでつくった勤務表」を紹介しました。

勤務表の作成方法は職場によってさまざまですが、シフト希望を考慮した勤務表の作成を効率化することで、働きやすい職場の土台をつくることができるでしょう。

それを実現するためには、従来から行っている業務やその実施方法を”あたりまえ”とせず、効率化するための視点・思考をもつことが大切になります。

この記事が、あなたの業務効率化の一助になれば幸いです。